Client Onboarding Portal
Redazione Esteri · Progetto interno
Un portale di prima accoglienza per le redazioni che collaborano con la testata: schede anagrafiche, credenziali di accesso e archivio delle fonti in un unico punto di ingresso.
Il punto di partenza
Fino allo scorso inverno ogni nuova firma o collaboratore esterno veniva inserito a mano in tre archivi diversi: la rubrica dei contatti, il registro delle fonti e la lista di distribuzione delle note diplomatiche. Bastava un cognome scritto in modo diverso perché un pezzo non arrivasse mai a destinazione. Il caso è nato da lì: unificare l'ingresso senza toccare i sistemi già in uso nelle redazioni locali.
Cosa abbiamo costruito
Il portale raccoglie in una sola procedura i dati che prima venivano chiesti via email: ruolo, area di competenza, recapiti verificati e livello di accesso ai materiali riservati. Ogni profilo viene confermato da un referente di redazione prima di essere attivato. Le schede restano consultabili anche a distanza di mesi, con la cronologia delle modifiche.
Vincoli e scelte tecniche
Il vincolo principale era la compatibilità con i gestionali già presenti negli uffici periferici, alcuni dei quali non supportano formati recenti. Abbiamo quindi lavorato su un tracciato di interscambio semplice, con campi obbligatori ridotti al minimo e un controllo manuale sui casi dubbi. Nessun dato sensibile viene conservato oltre il periodo necessario alla verifica.
Esito dopo i primi mesi
Le attivazioni che prima richiedevano diversi giorni si chiudono ora in una sola sessione di lavoro. Gli errori di recapito sono quasi scomparsi e le redazioni segnalano meno scambi di email interne. Restano da sistemare i profili dei collaboratori storici, per i quali i dati vanno recuperati dagli archivi cartacei.
Materiali di riferimento
Il fascicolo di progetto comprende il tracciato dei campi, le istruzioni per i referenti di redazione e una nota sulle modalità di verifica. Chi vuole seguire l'evoluzione del lavoro può consultare la pagina dedicata al flusso di prenotazione stagionale, che riprende alcune scelte fatte in questa prima fase.